Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email
memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan
bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya
ada lima macam, yaitu :
1. Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
2. Carbon Copy / CCPengertian
carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin
tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan
salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah
alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat
utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan
alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.
3. Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
4. Distribution ListPengertian
distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya,
karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang
dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email
client yang digunakan.
Yang
dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan
menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang
berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman,
berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin,
jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon
dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah
membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila
pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut,
maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang
menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
Untuk
menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk
mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula
si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan
secara manual.
5. Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk
dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti
melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur
tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang
administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak
permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah
sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Akan
tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota
untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan
bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui
permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan
informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan
lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan
yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email
administratur, dan sebagainya.sumber : http://nazwa-deadline.blogspot.com/2008/06/variasi-bentuk-komunikasi-dengan-email.html
0 komentar:
Posting Komentar